7 Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Digitalisasi Pencatatan Stok
Pencatatan stok secara digital biasanya dimulai dari memilih aplikasi inventory yang dianggap paling cocok. Namun, urutan ini sebenarnya membalik prioritas yang seharusnya dijalankan. Akibatnya, sistem baru biasanya hanya menerima data lama yang belum dibersihkan, sehingga masalah yang sama ikut berpindah ke sistem baru tersebut.
Persiapan yang tertata dengan baik akan membuat masa transisi digitalisasi lebih singkat dan angka akurasi lebih cepat stabil. Adapun, opsi aplikasi inventory yang kerap muncul sebagai pilihan pebisnis adalah Mekari Desty sebagai pilihan omnichannel ecommerce yang terjangkau. Berikut ini tujuh hal yang perlu Anda siapkan sebelum mulai menggunakan sistem digital pencatatan stok.
1. Tujuan yang Ingin Dicapai Ditetapkan Lebih Dulu
Menetapkan tujuan terlebih dahulu sangat penting karena hal ini menentukan fitur mana yang perlu diutamakan dan mana yang hanya sebagai tambahan. Contohnya, apakah fokus Anda untuk menurunkan selisih opname, mempercepat pemenuhan pesanan, atau menyatukan stok antar kanal penjualan.
Tujuan yang terukur juga memudahkan evaluasi setelah sistem berjalan beberapa bulan. Misalnya, Anda bisa menetapkan angka pembanding berupa persentase selisih opname terakhir sebagai tolok ukur keberhasilan digitalisasi yang akan dilakukan.
2. Pembersihan Data Produk dan SKU
Daftar produk lama biasanya mengandung duplikasi, nama yang tidak konsisten, serta barang yang sudah tidak dijual lagi. Bila data seperti ini langsung dipindahkan ke dalam sistem baru, laporan di sistem akan menjadi kacau sejak hari pertama penggunaan.
Selain itu, membangun struktur kode produk yang konsisten sangat penting sebagai pondasi pelaporan yang akurat. Kode ini sebaiknya memuat kategori, merek, varian, dan ukuran dalam urutan yang tetap, sehingga semua pihak mudah mengenal dan mengelola data produk dengan benar.
3. Hasil Stock Opname sebagai Saldo Awal
Saldo pembuka sistem sebaiknya berasal dari penghitungan fisik terbaru, bukan dari angka catatan lama yang belum terverifikasi. Jika penghitungan fisik ini dilewati, risiko selisih stok lama berpindah ke sistem baru sangat besar dan sumber permasalahan sulit ditelusuri.
Jarak waktu antara opname fisik dengan pemakaian sistem harus dijaga sependek mungkin agar data tetap akurat. Jika ada transaksi di antara keduanya, catat secara terpisah supaya saldo saldo tetap cocok saat mulai menggunakan sistem baru.
4. Pemetaan Lokasi Penyimpanan
Sistem digital tidak hanya mencatat jumlah stok, tetapi juga lokasi penyimpanan barang. Oleh sebab itu, penamaan rak dan area penyimpanan perlu disepakati dan dibuat konsisten terlebih dahulu. Penamaan ini sebaiknya mencakup area, baris, dan tingkat rak untuk memudahkan pencarian dan pelaporan.
Selain itu, penataan lokasi penyimpanan idealnya mengikuti kecepatan keluar barang. Barang yang cepat laku sebaiknya ditempatkan dekat area pengemasan agar proses pengambilan lebih efisien.
5. Standar Prosedur Barang Masuk dan Keluar
Sistem hanya akan seakurat prosedur yang dijalankan di lapangan. Oleh sebab itu, titik-titik penting seperti penerimaan, pemeriksaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengemasan harus mengikuti standar prosedur yang jelas dan konsisten.
Seringkali jalur di luar penjualan normal justru luput dari prosedur yang ketat, seperti retur, barang rusak, sampel, dan mutasi antar lokasi. Padahal, hal-hal tersebut berpotensi menimbulkan selisih stok apabila tidak tercatat dengan benar.
6. Penentuan Peran dan Hak Akses
Kewenangan dalam melakukan penyesuaian stok harus dibatasi sejak awal agar tidak semua orang dapat melakukan koreksi sesuka hati. Tanpa pembatasan yang jelas, koreksi yang dilakukan bisa tanpa catatan dan jejak selisih menjadi hilang.
Pembagian peran sebaiknya mengikuti pekerjaan nyata di lapangan, bukan semata berdasarkan jabatan. Misalnya, persetujuan penyesuaian stok bisa ditahan di level penyelia, sementara input data harian dilakukan oleh pelaksana.
7. Jadwal Uji Coba dan Evaluasi Setelah Berjalan
Periode uji coba sangat penting untuk membandingkan angka stok pada sistem dengan kondisi fisik secara langsung. Perbedaan yang muncul selama uji coba ini akan menunjukkan langkah mana yang belum tercatat dengan benar dalam sistem.
Evaluasi yang dijadwalkan secara rutin akan menjaga agar pemakaian sistem digital tidak kembali ke kebiasaan lama. Tinjauan pertama yang paling berguna dapat dilakukan setelah satu siklus penuh, termasuk setelah satu kali kegiatan opname fisik. Dukungan pendampingan di masa awal implementasi juga sangat mendukung kelancaran proses adaptasi.
Ketujuh persiapan ini sebenarnya menyiapkan dua hal utama: data yang bersih dan prosedur yang disepakati bersama. Urutan praktis yang bisa Anda ikuti adalah menetapkan tujuan, membersihkan data, melakukan opname pembuka, dan baru menjalankan sistem digitalisasi pencatatan stok.
Setelah persiapan tuntas, pilihan sistem tinggal disesuaikan dengan jumlah kanal dan lokasi penyimpanan. Perlu diingat, kecepatan tim dalam beradaptasi lebih menentukan hasil daripada kelengkapan fitur yang ada.
Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel dalam satu sistem terpusat secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Desty juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Expense, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end. Anda bisa mengeksplorasi lebih lanjut pilihan aplikasi inventory yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
